Avocats en recouvrement de créances

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Les bonnes pratiques de recouvrement de créances et de prévention de comptes impayés

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Vous êtes une petite et moyenne entreprise (PME) ou bien un travailleur autonome, vous avez travaillé fort pour bâtir votre clientèle, votre réputation et vous êtes probablement fier des services ou produits que vous vendez à vos clients. Vous avez peut-être également avancé des sommes d’argent dans un contexte d’affaires ou à un proche. Il n’y a rien de plus contrariant que d’avoir investi temps et argent pour constater que vous demeurez impayé.

Nos avocats en recouvrement de créances peuvent vous représenter à la Cour ou vous conseiller pour vous aider à récupérer les sommes qui vous sont dues, que ce soit à la Cour supérieure, à la Cour du Québec ou à la Cour du Québec, division des petites créances. L’élément essentiel qui facilite le recouvrement de créances ou de comptes impayés, ou même de sommes d’argent prêtées, est d’avoir en main un contrat signé et d’adopter de bonnes pratiques de recouvrement.

Afin de réduire le nombre de créances ou de comptes impayés ou de prêts non-remboursés, il demeure important d’adopter de bonnes pratiques d’affaires. En effet, il est important d'assurer une gestion adéquate de votre facturation ou bien des prêts que vous effectuez. L’établissement dans votre entreprise ou dans votre pratique d’affaires de politiques claires quant à la facturation, le paiement de vos services ou vos produits, ou bien sur le recouvrement de vos comptes est essentiel pour bien contrôler vos entrées d’argent et minimiser vos mauvaises créances.

Pour ce faire, la première étape demeure la signature d’un contrat écrit. Le contrat de services, de vente ou de prêt doit être rédigé pour être clair, intelligible et énoncer de manière limpide et succincte les obligations de chacun. Plusieurs entreprises ou travailleurs autonomes établissent des modèles qu’ils peuvent faire signer à leurs clients dans le cours de leurs activités commerciales. Un bon contrat bien écrit, et bien entendu signé, facilitera votre travail ou le travail de l’avocat en recouvrement de créances pour récupérer à la Cour les sommes dues.

Vous trouverez ci-dessous les différents moyens afin de se prévenir contre d’éventuelles complications.

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Le contrat écrit

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Le contrat écrit vous sera utile si vous vous retrouvez devant un tribunal, mais il est surtout le meilleur outil pour vous éviter d’en arriver à une telle situation. Avant de rendre les services ou de livrer les produits vendus, le contrat servira de rappel pour chacune des obligations prévues, comme par exemple :

• Le prix (ou somme prêtée pour un contrat de prêt)
• L’inclusion ou non des taxes;
• Le mandat, la description des services ou des produits vendus;
• Le délai
• Les garanties (ex. cautionnement personnel du représentant d’une compagnie)
• Les conditions pour lesquelles l’une ou l’autre des parties peuvent mettre fin au contrat
• Clauses générales (ex. la loi applicable);
• Clauses spéciales (ex. clause d’arbitrage);
• Les conséquences en cas de non-respect du contrat écrit;

De manière plus spécifique, vous trouverez généralement les clauses suivantes :

• Le titre. Il doit refléter le contenu réel du contrat (ex. contrat de services, contrat de prêt, contrat de vente).
• L’identification des parties. Toutes les parties au contrat doivent être décrites de façon détaillée (nom de la compagnie, prénom et nom du représentant, la loi constituante de la compagnie, l’adresse du domicile, l’adresse d’affaires ou le siège social, etc.). Afin d’alléger le texte, les parties pourront être désignées par un ou deux mots ou encore par des initiales (ex : « ci-après nommé « le Client » »).
• L’objet du contrat. Tous les contrats ont un but recherché. Il faut que l’avocat qui interprète votre contrat, vous, votre client ou le juge soit capable de comprendre quel est le but recherché par le contrat et qu’est-ce que l’on veut faire. Quels services ou produits sont vendus? Quelle somme d’argent est prêtée? Il doit être décrit avec précision afin d’éviter toute ambiguïté pour le lecteur.
• La contrepartie. Le terme « considération » est parfois également utilisé. Pour tout objet (ex. produit ou service vendu ou somme prêtée), il y a une contrepartie (ex. prix ou intérêt sur la somme prêtée), laquelle est souvent sous forme monétaire. La valeur de cette contrepartie est alors indiquée, de même que les modalités de paiements, s’il y a lieu.
• Les dispositions générales ou spéciales. Cette section regroupe toutes les clauses spécifiques au contrat concerné (garanties, cautionnement personnel, loi applicable, territoire applicable en cas de litige, médiation ou arbitrage, etc.). Les droits et obligations de chacune des parties y sont clairement exprimés. Il y a également les clauses dites générales parce qu’elles se retrouvent presque de manière automatique dans les contrats. Par exemple, l’on prévoit généralement que le fait qu’un paragraphe du contrat soit jugé invalide (ex. abusif), ne veut pas dire que le reste du contrat n’est plus valable. Au Québec, si le contrat est rédigé en anglais, l’on prévoit également que les parties ont choisi expressément que le contrat soit rédigé en anglais plutôt qu’en français. On peut prévoir que le contrat lie non seulement les signataires, mais également leurs ayant droits et successeurs.
• L’entrée en vigueur. Les parties décident dans le contrat à quel moment le contrat entre en vigueur. Les parties peuvent décider que c’est à la signature du contrat ou bien à une date ultérieure (ou même de manière rétroactive lorsque permis par la loi!).
• La durée : Lorsque cela est applicable, le contrat est d’une durée fixe ou à durée indéterminée. Dans le premier cas, il est fréquent de retrouver aussi une clause de renouvellement, lequel peut être automatique ou sur simple avis écrit en ce sens. Ce peut être une bonne idée de l’inclure si l’on veut s’assurer d’une stabilité avec les clients et éviter une négociation automatique des termes du contrat à chaque année.
• La fin du contrat. Les raisons permettant de mettre fin au contrat doivent être précisées, de même que les délais applicables. Cette clause est d’une grande importance, surtout lorsque l’une ou l’autre des parties veut sortir du contrat. Il est important de consulter un avocat avant de prendre cette décision car elle peut s’avérer coûteuse ou payante dépendamment de la situation.
• Les signatures. Après avoir précisé le nombre d’exemplaires originaux du contrat, de même que le lieu et la date de signature, les parties ou leurs représentants autorisés paraphent et signent chacun des exemplaires.
  
  

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Les conditions de paiement

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Pour éviter d’assumer vous-même le financement de sommes importantes, il est judicieux de prévoir les conditions de paiement des clients. La situation de chaque industrie, chaque entreprise, chaque individu mériten une attention particulière. Les conditions de paiement peuvent prendre plusieurs formes et être modifiées selon les exigences d’un contrat particulier. À titre d’exemple vous pouvez:

• Établir que les services rendus soient payables dans les 30 jours de la date de facturation;
• Vous pouvez mêmes prévoir un rabais par exemple de 2% si la facture est payée dans les 10 jours plutôt que dans les 30 jours (formule 2/10/30);
• Demander une avance d’honoraires ou le paiement d’un acompte sur facture. Selon la profession ou le secteur d’activité d’entreprise, il se pourrait que cette somme doive être déposée dans un compte spécial (ex. en fidéicommis);
• Stipuler que tout retard de paiement porte intérêt au taux spécifique, comme par exemple douze pourcent (12%) l’an. Bien que ce soit plus élevé que le taux d’intérêt légal de six pourcent (6%) l'an en date de la publication de cette page, il reste tout de même que cela peut vous dédommager pour le temps, les efforts et les énergies déployées pour recouvrer votre créance ou compte impayé;

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Les frais ou déboursés

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En expliquant clairement à votre client votre politique de remboursement quant aux déboursés engagés lors de l’exécution d’un contrat, vous éviterez des désaccords et des mauvaises surprises.

Voici quelques exemples de frais qui peuvent vous être remboursés :

• Frais d’ouverture de dossier;
• Frais d’administration;
• Matériel ou équipement fourni;
• Vos déplacements;

Rappelez-vous qu’il n’existe pas de politique préétablie pour les déboursés. Dressez une liste de ce que vous voulez vous voir rembourser et négociez-la auprès de votre client.

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La facturation

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La facture est un document qui reprend l’entente intervenue entre votre client et votre entreprise. Les informations s’y trouvant doivent être facilement lisibles et compréhensibles. Vous pouvez y inclure:

• La date de facturation;
• Le numéro de facture;
• Les coordonnées de votre entreprise et de votre client;
• La description des services rendus ou produits fournis (pour les services payables à un taux horaire, indiquez le nombre d’heures et multipliez-le par le taux horaire);
• Le numéro de la Taxe de vente du Québec (TPS) et de la Taxe sur les produits et services (TVQ);
• Le montant hors taxe, le montant des taxes réclamé et le total toutes taxes comprises;
• Le délai de paiement.

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L'avis de rappel ou de courtoisie

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Plusieurs situations peuvent exiger que vous envoyiez à un ou plusieurs clients des états de compte, des rappels écrits afin d’être payé.

Sur le plan juridique, il n’est pas obligatoire d’envoyer un avis de courtoisie ou un avis de rappel. Si vous croyez que la relation avec votre client est irréconciliable, il vous est possible d'adresser en tout premier lieu une lettre de mise en demeure ou voire même d'intenter directement une action en justice.

L’article premier du Code de procédure civile prévoit que les parties doivent « considérer le recours aux modes privés de prévention et de règlement de leur différend avant de s’adresser aux tribunaux ». Cela signifie qu’il faut autant que possible tenter de régler sa créance à l’amiable, autant faut-il qu’il y ait une réelle intention de la part de votre client ou de l’emprunteur de vous rembourser.

L’avis de courtoisie ou de rappel est une bonne première étape pour déterminer la raison pour laquelle le client ne paie pas : simple oubli, difficultés passagères, désaccord sur le prix ou les services rendus, etc. Les retards de paiement peuvent parfois simplement être dus à la perte de la facture, à un classement à tort avec les factures payées, à la lenteur du département de comptabilité des grandes entreprises ou simplement à un oubli de la part du client. Parallèlement aux avis de courtoisie ou aux avis de rappel, il peut être avantageux si le contrat le permet de ralentir ou cesser l’exécution des services ou refuser les nouvelles commandes du client, ou bien d’exiger un paiement immédiat avant d’exécuter la prochaine étape d’un contrat.

Ces bonnes pratiques de recouvrement peuvent éviter dans certains cas l’intervention d’un avocat en recouvrement de créances. Avec l’adoption du nouveau Code de procédure civile, les tribunaux apprécieront que vous ayez tenté de régler votre situation à l’amiable avant d'intenter une action civile à la Cour.

Si les rappels téléphoniques ou les rappels par écrit ne permettent pas de recouvrir ce qui vous est dû, il faut commencer la préparation d’un dossier de recouvrement. À cette étape, la relation peut toujours être préservée avec le client. Il est donc inutile à cette étape de faire valoir des arguments factuels ou juridiques et il s’agit tout simplement de rappeler qu’un montant est dû en indiquant également les intérêts encourus et les pénalités, si applicable.

Dans de nombreux cas, cela suffit. Mais, si après plusieurs avis de courtoisie ou de rappel, il n’y a plus de paiement suffisant, il faudra envisager l’envoi d’une lettre de mise en demeure.

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La lettre de mise en demeure

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La lettre de mise en demeure est plus qu’une simple lettre. Elle est le début d’un processus de recouvrement qui peut être éventuellement déposé à la Cour et mener à un jugement. Contrairement aux avis de rappel ou de courtoisie, la lettre de mise en demeure constitue une mise en garde formelle de payer à celui ou celle qui vous doit de l’argent, à défaut de quoi une action en justice sera intentée.

En vertu du Code civil du Québec, la mise en demeure peut avoir un impact sur le respect des obligations prévues au contrat, incluant le paiement de la somme due, sur la résiliation du contrat et même sur le calcul de l’intérêt au taux légal et de l’indemnité additionnelle.

De façon générale, la mise en demeure émise par courrier recommandé ou par un huissier de justice devra:

• Indiquer le montant dû et en vertu de quelle obligation prévue par le contrat ou par la loi;
• Demander un règlement de la créance ou du compte impayé;
• Faire mention des intérêts encourus, des frais et des pénalités applicables, le cas échéant;
• Fixer un délai pour le paiement de la créance ou du compte impayé;
• Mentionner à qui doit être envoyé le paiement et à quelle adresse;
• Généralement, il est préférable d’inclure le terme « mise en demeure » dans son texte.

D'autres mentions importantes peuvent ou même parfois doivent être ajoutées à la lettre de mise en demeure. C’est pourquoi il est important de consulter un avocat en recouvrement de créances avant de transmettre une lettre de mise en demeure.

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La demande en justice

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Votre mise en demeure n’a rien changé et vous envisagez d’entamer des poursuites judiciaires? Vous disposez généralement d’un délai de (3) trois ans, à compter du jour où le montant est dû, pour entreprendre une poursuite. Bien entendu, comme dans la vie en général, il est préférable de ne pas être dernière minute, car plus vous attendez, plus il pourrait être considéré que votre demande en justice est tardive et prescrite.

Pour votre action en justice pour recouvrer une créance ou un compte impayé, votre avocat en recouvrement de créances aura généralement besoin des documents suivants :

• Le contrat écrit;
• La preuve des services rendus ou produits vendus impayés (ex. feuilles de temps);
• Les factures impayées;
• Les paiements effectués, le cas échéant;
• Les échanges courriels, SMS ou les documents écrits pertinents.

Au Québec, le montant de votre réclamation détermine la compétence de la cour qui entendra votre affaire. La Cour du Québec entend les causes dont la valeur des réclamations est inférieure à 75 000 $.

• Si votre réclamation est de 15 000$ ou moins, votre affaire pourrait être entendue à la Division des petites créances.
• Pour les réclamations allant de 15 000,01$ à 74 999,99$, votre affaire relève de la compétence de la Cour du Québec.
• Si votre réclamation se situe entre 75 000,00$ et 99 999.99$, vous avez le choix de porter l’affaire devant la Cour du Québec ou la Cour supérieure du Québec.
• Les réclamations de 100 000$ ou plus relèvent de la compétence de la Cour supérieure du Québec.

Concernant le lieu où sera intenté votre recours, en principe, une action est intentée dans le district judiciaire où le contrat a été conclu ou encore dans le district où est située la place d’affaires de la personne que vous poursuivez.

Votre réclamation peut également être volontairement diminuée à la somme de 15000$ si vous souhaitez présenter votre dossier à un juge de la Cour des petites créances. Cette option vous permet moins de formalisme et signifie également une économie de frais de représentation pour des dossiers d’une complexité moindre. Bien entendu, certains dossiers sont plus complexes ou méritent une audience plus rapide, et il pourrait s’avérer intéressant de présenter le dossier à la Cour du Québec bien que la réclamation soit légèrement au-dessus de la somme de 15000$.

Si le contrat mentionne une caution, vous pouvez également inclure la caution dans la poursuite pour augmenter les chances de se faire rembourser le montant à payer en vertu du jugement à être rendu.

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L'exécution du jugement

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Une fois le jugement rendu, le défendeur a généralement trente (30) jours pour exécuter ce que lui ordonne le jugement, comme par exemple le paiement d’une somme d’argent avec intérêts et frais de justice. Si après ce délai, le défendeur ne paye toujours pas, vous pourrez alors consulter votre avocat en recouvrement de créances pour évaluer les différentes options pour obtenir un paiement complet ou partiel du jugement. Vous avez généralement dix (10) ans pour l’exécuter pour que la somme due soit payée en entier, incluant les intérêts et frais de justice.

La saisie après jugement peut s’avérer une option intéressante et nécessitera l’intervention d’un huissier de justice. Il peut y avoir une saisie des biens et même du salaire du défendeur. Certains outils existent pour évaluer la saisissabilité des biens, dont le Registre des droits personnels et réels mobiliers.

Il y a d’autres moyens d’obtenir un paiement. Par exemple, une hypothèque peut être inscrite sur la maison du défendeur au Registre foncier du Québec.

Quelle que soit votre situation, il importe de consulter un avocat en recouvrement de créances pour obtenir de l’aide et des conseils juridiques ainsi qu’un accompagnement à travers toutes les démarches.